Automatizarea drumului de la ofertă la factură
În majoritatea firmelor mici, procesul comercial este: solicitarea într-un Excel, oferta într-un document, comanda în alt Excel, factura în programul de contabilitate. Aceleași date ale clientului, tastate de patru ori.
Cât costă retastarea
- Erori de transcriere care ajung la client pe factură
- Întârziere, pentru că fiecare pas așteaptă ca cineva să fie liber
- Nicio imagine unică și de încredere asupra a ce s-a ofertat sau livrat
- O închidere de lună care consumă zile de reconciliere
- Dependență totală de singura persoană care înțelege fișierele
Nimic din toate acestea nu apare ca linie de cost, motiv pentru care persistă ani de zile.
Automatizați traseul, nu judecata
Scopul nu este eliminarea omului de vânzări. Este ca datele să circule, astfel încât nimeni să nu le retasteze.
De la solicitare la ofertă. Datele capturate o singură dată, la momentul solicitării, alimentând direct oferta. Reguli de preț aplicate consecvent. Aprobare doar când discountul depășește un prag.
De la ofertă la comandă. Acceptarea convertește oferta, nu o reintroduce. Nimic nu se retastează, deci nimic nu diverge.
De la comandă la livrare. Depozitul vede comanda fără un telefon. Statusul vizibil pentru oricine întreabă.
De la livrare la factură. Factura se generează din ce s-a livrat efectiv, nu din ce s-a comandat, și intră direct în contabilitate.
De la factură la încasare. Memento-uri automate după un calendar, cu escaladare. Cele mai multe întârzieri la plată nu sunt refuzuri; sunt facturi pe care nu le-a urmărit nimeni.
Începeți de unde doare cel mai tare
Nu încercați tot lanțul deodată. Găsiți pasul de care se plânge lumea cel mai mult — de obicei facturarea, pentru că este lunară și nu se poate amâna — și legați-l corect. O legătură funcțională care economisește două zile pe lună finanțează etapa următoare și, mai important, demonstrează tiparul.
Ce măsurați
Timpul de la solicitare la ofertă trimisă. Timpul de la livrare la factură emisă. Durata medie de încasare. Numărul de storno-uri din erori de facturare.
Dacă acești patru indicatori nu se îmbunătățesc, automatizarea este decorativă.
Construim asta la automatizarea proceselor.